Locatie onafhankelijk werken: de voordelen en de nadelen

Toen ik jaren geleden de toekomst van onze business besprak met mijn zakenpartner stond als een paal boven water dat we geen kantoorpand ambieerden met een gouden plaat met onze namen aan de muur. We zijn samen de uitdaging aangegaan om een business op te zetten die volledig locatie onafhankelijk is. Nu jaren later kan ik zeggen dat we daarin geslaagd zijn. We reizen allebei de wereld over en tegelijkertijd hebben we onze business laten groeien. Inmiddels hebben we een compleet team van bijna 10 mensen die letterlijk over de gehele wereld wonen, van de Fiji Islands tot de binnenlanden van Zuid Amerika. Locatie onafhankelijk werken en ondernemen heeft ons veel voordelen gebracht de afgelopen jaren, toch wil ik benadrukken dat er ook best een paar nadelen zijn als je kiest voor deze manier van werken.

Het eerste voordeel is echt een inkoppertje, het niet gebonden zijn aan een locatie. En dan bedoel ik niet alleen dat ik kan reizen en werken tegelijkertijd, maar ook dat ik in Nederland per dag kan kiezen waar en wanneer ik wil werken. De ene dag zit ik bijvoorbeeld in een koffietentje, de andere dag kies ik voor een hippe co-work in Amsterdam of Rotterdam en als ik zin heb in een easy-going dag dan blijf ik lekker thuis. Co-work plekken zijn inspirerend, je ontmoet er gelijkgestemden en in het buitenland doe je er sociale contacten op. Dit is de reden dat we zowel in Nederland als in het buitenland gebruik maken van co-work places. Ik kies er in Nederland voor om zoveel mogelijk tijdens kantooruren te werken, maar regelmatig piep ik er ook een middagje tussenuit en werk ik ’s avonds nog een paar uurtje. Heerlijk is dit! Als het zonnetje schijnt, gewoon lekker naar het strand zonder daar verantwoording voor af te hoeven leggen.

Locatie onafhankelijk werken is goedkoop. Je hoeft geen duur kantoor te huren om je gehele team onder te brengen. Co-work plekken kosten per maand een fractie ten opzichte van een ‘echt kantoor’. Zeker als je maar voor een paar dagen per week kiest voor een flexwerkplek. Voor een paar tientjes per maand heb je toffe mensen om je heen waar je lekker mee kunt sparren en ideeën kunt uitwisselen.

Doordat we een team hebben gebouwd met allemaal remote workers, hebben we een team met allemaal gelijkgestemden. Via Upwork (een internationale freelance website) hebben we de beschikking over duizenden goede freelancer. Veelal zijn de freelancers die online hun diensten aanbieden hoogopgeleid en kiezen bewust voor een digital nomad bestaan. Ze zijn zeer gemotiveerd en wij bieden hen met onze freelance job een mogelijkheid om een reizend bestaan te leiden. Via Upwork worden hun uren getracked en om de zoveel minuten wordt er een screenshot gemaakt van hun beeldscherm, zodat we goed zicht hebben op hun werkzaamheden. Ondanks dat iedereen zich overal ter wereld bevindt, zijn we toch een echt team en voelen onze medewerkers zich betrokken bij de business.

Ook hebben we via Upwork de beschikking over kei-goede developers uit Oost-Europa. We hebben hier goede ervaringen mee. Ze zijn hoogopgeleid, hebben een goede arbeidsethos en spreken goed Engels. Daarbij zijn ze vaak goedkoper dan Nederlandse developers en ze kunnen direct aan de slag als je een probleem hebt. Inmiddels hebben we 2 vaste developers in dienst die onze websites door en door kennen en elk probleem kunnen oplossen. Heerlijk want ik kan best een website in elkaar knutselen met WordPress maar van code heb ik de ballen verstand.

Alles maar dan ook echt alles staat in de cloud. Het grote voordeel hiervan vind ik dat we een papierloze business hebben. In het begin betrapte ik mezelf erop toch af en toe iets te printen (hé, oude generatie) maar dit heb ik heel snel afgeleerd. We hebben geen kasten vol met ordners of stapels papier op ons bureau, alles is heerlijk opgeruimd. Daarnaast is papierloos werken ook nog eens duurzaam. Een onzichtbare business in real life maar des te zichtbaarder online.

Ik heb samen met mijn ‘werkman’ in de beginfase voor alle werkzaamheden SOP’s (standard operation procedures) gemaakt, je loopt namelijk niet even langs bij iemands bureau om een en ander uit te leggen. Deze SOP’s worden door onze VA’s aangepast indien nodig en blijven zo up to date. Het grote voordeel hiervan is dat als het team wordt uitgebreid de werkzaamheden heel makkelijk kunnen worden uitgevoerd aan de hand van de SOP. Ook tijdens vakantie of uitbreiding van de werkzaamheden van een teamlid is zo’n SOP een musthave. Het is in de beginperiode even aanpakken, maar na verloop van tijd is het zo handig en het bespaart je zoveel tijd. Uiteraard staan alle SOP’s in de cloud, waar ieder teamlid ze kan raadplegen en bewerken.

Alle werkzaamheden zijn verzameld in één tool, zo hebben wij beiden zicht op alles wat er binnen onze business gebeurt. Per teamlid of per team zijn alle werkzaamheden overzichtelijk ingepland met een deadline. Zo hebben we binnen één oogopslag in kaart: wat moet er gebeuren, wie gaat het uitvoeren en wanneer is het klaar. Zo’n systeem is echt noodzakelijk voor een locatie onafhankelijke business. Waar gewone bedrijven soms blijven hangen in het mailen van opdrachten en uiteraard post-its waren wij met onze remote business genoodzaakt dit anders aan te pakken en nu zoveel tijd later vind ik dit een zeer groot voordeel. In het begin is het best even wat werk om het systeem op te zetten maar het levert ons nu zoveel op.

Natuurlijk is het niet alleen rozengeur en maneschijn, al vind ik persoonlijk de nadelen niet opwegen tegen de voordelen.

• Doordat we met het team overal ter wereld werken, is er vaak geen overlap qua werktijden. Even snel iemand iets vragen kan soms frustrerend zijn als je vervolgens een dag moet wachten op je antwoord. Met mijn partner probeer ik altijd wel een paar uur per dag overlap te hebben zodat we een en ander kunnen bespreken. Tot nu toe is dit altijd gelukt. Ik heb nog nooit in de Caribbean gezeten op het moment dat hij in Azië zat.
• De neiging om elk communicatiemiddel te gebruiken voor het werk. We gebruiken met ons team alleen Skype voor direct contact en mail voor vragen die langer kunnen duren. Whatsapp gebruik ik alleen bij calamiteiten en als er direct actie moet worden ondernomen. Zo schermen we privé en zakelijk van elkaar, maar dit is niet altijd makkelijk. Ik beantwoord gerust Skype berichtjes op vrijdagavond vanuit het café, maar hé het is mijn business dus vind dit niet per se een nadeel. Maar het 24/7 vragen kunnen krijgen omdat je team op 20 uur vliegen verwijderd is, kan soms voelen of je nooit echt vrij bent.
• Ik probeer er een echt team van te maken, maar soms is dat lastig. Ze hebben elkaar nog nooit ontmoet, er zijn zelfs meiden die ik ook nog nooit heb ontmoet. Ik voel een meeting aankomen op Bali met alle VA’s en developers ;-). Nee hoor, gekkigheid maar dit is wel iets waar constant aan gewerkt moet worden. Hoe voelt iemand op duizenden kilometers afstand toch een binding met onze business.
• De meiden hebben soms last van slecht internet en geregeld valt de stroom uit op de tropische eilanden, de deadlines kunnen dus soms door omstandigheden niet worden gehaald